Personvernerklæring - kunder og tredjepart

Oppdatert 6 mars 2025 (2.0)

Innhold

1. Hvem er vi

2. For hvem gjelder denne personvernerklæringen?

3. Hva slags opplysninger er det snakk om?

4. Opplysningene vi innhenter og hvordan vi bruker de

5. Internasjonal overføring

6. Utlevering

7. Tjenesteytere

8. Oppdatering av opplysningene dine

9. Lagring

10. Dine rettigheter

1. Hvem er vi

Antalis er et fransk Société par Actions Simplifiée, registrert i handels- og selskapsregisteret i Nanterre under nummer 410 336 069, og har sitt hovedkontor på 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (Frankrike).

"Antalis-konsernet" refererer til Antalis SAS og alle dets direkte og indirekte datterselskaper.

Antalis er en del av KPP Group Holdings Co. Ltd., en verdensledende distributør av papir, emballasje og visuell kommunikasjon med hovedkontor i Japan. Konsernet, som er notert på Tokyo-børsen (ISIN JP3293350009), genererte en omsetning på 659,1 milliarder JPY* (ca. 4,3 milliarder euro) i omsetning i regnskapsåret 2023. Antalis har aktiviteter i Europa, Latin-Amerika og Nord-Amerika og er en ledende B2B-distributør av produkter og tjenester med banebrytende e-handelsløsninger innen papir, industriell emballasje og visuelle kommunikasjon. Antalis har hovedkontor i Paris-området (Frankrike) og opererer i 31 land og betjener over 100 000 kunder med et team på 4 000 ansatte. Våre 105 distribusjonssentre, med fokus på miljøansvar, tilbyr tjenester i verdensklasse.

ANTALIS er forpliktet til å innhente, ivareta og bruke personopplysninger om sine kunder og forretningsforbindelser på ansvarsfullt vis. Personvernforordningers bestemmelser i EU og andre steder pålegger ANTALIS strenge betingelser.

Gjennom sin Code of Conduct har ANTALIS utarbeidet en erklæring for seg selv og alle selskapene i konsernet, hvori konsernet anerkjenner hvert individs grunnleggende og ukrenkelige rettigheter, herunder vern av hans/hennes privatliv og personopplysninger, forpliktelse til å implementere nødvendige prosedyrer slik at innsamling og behandling av personopplysninger utføres i samsvar med gjeldende lover og behørig respekt for individet, sikkerheten og informasjonen deres sin konfidensialitet.

ANTALIS-konsernet oppdaterer sine behandlingsrutiner i samsvar med EU-forordningen 2016/679 om personvern ved å opprette et internt personvernprogram for å fremme en konsistent standard i hele ANTALIS-konsernet når personopplysninger blir innhentet, brukt og ivaretatt.

Behandlingskontrollør(er) for dine personopplysninger er ANTALIS-selskapet eller -selskapene du er i kontakt med og/eller ANTALIS, som heretter vil bli referert til som ANTALIS.

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi henter, bruker og formidler opplysninger om kunder, leverandører, aksjonærer og andre forretnings- og selskapsforbindelser, og beskriver rettighetene dine med hensyn til egne personopplysninger.

2. For hvem gjelder denne personvernerklæring?

VÅRE FORRETNINGSPARTNERE

"Forretningspartnere" refererer til enhver tredjepart som har et forretningsforhold med et medlem av Antalis-konsernet, inkludert kunder, leverandører, konsulenter, agenter eller tjenesteleverandører.

Denne personvernerklæringen gjelder for alle våre forretningspartnere, samt potensielle forretningspartnere. Den gjelder personopplysninger som samles inn i løpet av et eksisterende eller potensielt forretningsforhold.

Det gjelder også personopplysningene til ansatte hos en forretningspartner som vi kan motta opplysninger om som en del av leveransen av produkter og tjenester. I slike tilfeller er våre kundeansvarlige ansvarlige for å sikre at alle slike personer blir gjort oppmerksomme på at personopplysningene deres vil bli utlevert til oss, og til hvilke formål vi vil bruke opplysningene, for eksempel ved å vise dem en kopi av denne personvernerklæringen.

I tillegg dekker denne personvernerklæringen personopplysningene til våre eksisterende eller fremtidige forretningspartnere som samarbeider med ANTALIS ved å registrere seg for å motta kommunikasjon som e-postvarsler og publikasjoner, eller som deltar på arrangementer i regi av ANTALIS eller i samarbeid med andre organisasjoner eller foreninger.

3. Hva slags opplysninger er det snakk om?

I denne personvernerklæringen betyr “personopplysninger” all informasjon (enten elektronisk eller skriftlig) tilknyttet et individ som direkte eller indirekte er identifiserbart, særlig med henvisning til identifikatorer som navn, personnummer, stedsinformasjon, nettidentifikator eller en eller flere spesifikke kjennetegn til gjeldende individs fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sosiale identitet.

Den inkluderer også spesielle kategorier personopplysninger (“spesielle kategoriopplysninger”) hvorfra kan bestemmes eller utledes et individs rase eller etniske bakgrunn, politiske bakgrunn, religion eller trosoppfatninger av lignende natur, fagforeningsmedlemskap, fysiske og psykiske helsetilstand (inkludert biometrisk og genetisk informasjon), seksuell orientering eller vandelsinformasjon (inkludert informasjon vedrørende faktiske eller påståtte kriminelle handlinger og tilhørende straff).

ANTALIS samler kun inn spesielle kategoriopplysninger hvis de er nødvendige til formål beskrevet nedenfor. Ytterligere informasjon om når og hvorfor vi kan måtte gjøre dette, finnes i avsnitt 4 “Informasjon vi innhenter og hvordan vi bruker den” nedenfor.

4. Opplysningene vi innhenter og hvordan vi bruker de

ANTALIS kan bruke dine personopplysninger til en rekke formål, som beskrevet i følgende avsnitt.

ANTALIS er forpliktet til kun å innhente og bruke de personlige opplysningene nødvendige for produktene og tjenestene til våre kunder; for å etablere og/eller ivareta forretningsrelasjoner med forretningsforbindelser; og for å holde individer informert om produkter, tjenester og arrangementer det er rimelig å anta kan være av interesse for dem og/eller som de ellers har bekreftet at de foretrekker å motta fra ANTALIS. Du finner mer informasjon om formål, informasjonen vi innhenter, informasjonskilder og juridiske autoriteter ANTALIS støtter seg til ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.

I noen tilfeller vil det være obligatorisk for deg å oppgi personopplysninger til ANTALIS for at vi skal kunne levere produkter og tjenester til deg eller arbeidsgiveren din, for å samarbeide med deg eller for å overholde ANTALIS' juridiske forpliktelser.

Identitet, konflikt, anti-hvitvasking og annen kontroll

ANTALIS innhenter forskjellig informasjon om kunder og kontakter i forbindelse med vår nye bli-kjent-prosess. Denne kan forstås som behørig aktsomhet eller “Kjenn kunden din” eller “Kjenn leverandøren din”. Kontroller kan omfatte noen eller alle av følgende:

Identitetsbekreftelse: bekreftelse av navn og adresse
Reelle rettighetshavere av selskap eller andre juridiske personer
Konfliktkontroll: for å unngå interessekonflikt
Kontroll på anti-hvitvasking, utbytte fra kriminalitet og terrorismefinansiering
Kontroll på politisk eksponerte personer: de med fremtredende roller i regjering, rettsvesen, domstoler, sentralbank, ambassade, forsvar og statlig eide foretak, inkludert deres familiemedlemmer og nære forbindelser
Statlig sanksjonslistekontroll
Innsideliste

Disse kontrollene er til for juridiske, rettslige eller forretningsmessige grunner og kan gjentas i løpet av kontraktstiden. Det er viktig at du gir oss all nødvendig informasjon og dokumentasjon, ellers kan dette påvirke vår evne til å kunne tilby produkter og tjenester.

Vi kan bruke tredjepartskilder for å få disse opplysningene. Nærmere informasjon er tilgjengelig ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.

Tilbud av produkter og tjenester

ANTALIS kan innhente eller produsere ytterligere opplysninger om deg i løpet av kontraktstiden, hvor formålet er tilbud av produkter og tjenester.

Vi kan også bruke dine personopplysninger:

Til håndtering av vår forhold og våre kontraktuelle forbindelser
Til regnskaps- og skatteformål
I markedsføring og forretningsutvikling
For å etterkomme ANTALIS’ forskriftmessige forpliktelser
For å etablere, utøve og forsvare juridiske rettigheter
For å forhindre og oppdage kriminalitet
Til historiske og statistiske formål.

Annen forretningssamhandling

I forbindelse med din forretning eller annen kommersiell relasjon med ANTALIS, kan vi innhente eller produsere opplysninger om deg. Vi kan bruke disse personlige opplysningene i styring av vårt forhold og håndtering av kontraktuelle forbindelser, i regnskaps- og skatteøyemed og til etterlevelse av forskriftsmessige forpliktelser.

Vi kan også dele dine personopplysninger med tredjeparter dersom vi selger eller kjøper et foretak eller aktiva, hvor det vil være nødvendig å utlevere personopplysninger til potensiell selger eller kjøper av gjeldende foretak eller aktiva, så vel som til deres rådgivere. Hvis selskapet eller en substansiell andel av dets aktiva erverves av en tredjepart eller et selskap i vårt konsern, vil personopplysninger i selgers varetekt inngå i de overførte aktiva.

Opplysninger innhentet på våre lokaliteter

Hvis du besøker lokalene våre, kan bildet av deg bli fanget opp av overvåkningssystemer som drives av ANTALIS eller enheten som forvalter lokalene våre. Systemer for adgangskontroll kan også registrere sted, klokkeslett og dato for når du går inn og ut av kontorene våre.

Kommunikasjon

Hvor gjeldende lov tillater det, kan ANTALIS ta opp og/eller overvåke inn- og utgående telefonsamtaler og elektronisk kommunikasjon sendt eller mottatt av ANTALIS sitt nettverk for å beskytte vår forretning og kontrollere samsvar med våre retningslinjer og relevante juridiske krav. Opptak og/eller overvåking av denne typen utføres i lovlig forretningsøyemed og i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Dette kan inkludere følgende:

Opptak (inkludert konvertering av talemelding til tekst)
Etablere samsvar med ANTALIS’ retningslinjer og prosedyrer
Samsvar med gjeldende lov og forskrifter
For å motvirke og oppdage kriminalitet
For overvåking av effektiv bruk og drift av ANTALIS’ nettverk og system.

For effektiv kommunikasjon, kan korrespondanse og dokumenter sendes som ukryptert e-post. Du vil bli gjort oppmerksom på at som kommunikasjonsmetode kan sikkerheten ikke garanteres, ei heller finnes tjenestestandarder for levering. Hvis du ønsker at vi ikke skal bruke ukryptert e-post, ta kontakt med din ANTALIS-kontakt.

Markedsføring og forretningsutvikling

ANTALIS innhenter opplysninger i markedsførings- og forretningsutviklingsøyemed og i forbindelse med generell håndtering av kundeforhold. Vi kan bruke noen personlige opplysninger til kundeunderholdning, blant annet informasjon om dine interesser og preferanser.

Vi kan bruke dine personopplysninger for å sende deg informasjon via e-post eller post, eller gjennom sosiale medier eller nettverk, om våre produkter og tjenester, nyvinninger i industrien, brosjyrer, pressemeldinger, invitasjoner til seminarer og foredrag. Du kan velge områder og emner du er interessert i når du registrerer deg på nettsiden vår. Du kan når som helst oppdatere dine valg eller reservere deg helt. For mer informasjon vedrørende bruk av dine rettigheter, se avsnitt 10 “Dine rettigheter” nedenfor.

Arrangementer

Hvis du deltar på et arrangement i regi av eller i assosiasjon med ANTALIS, vil vi samle inn kontaktinformasjon i forbindelse med arrangementpåmelding. Disse opplysningene kan inkludere kostholdsbehov og opplysninger vedrørende helse og eventuelle funksjonshemminger som kan påvirke din tilstedeværelse eller deltakelse på arrangementet. Hvis et arrangement er drevet i assosiasjon med en partnerorganisasjon eller avholdt på et eksternt sted, kan vi ha behov for å dele dine personopplysninger med partneren, arrangøren eller stedet. Kun et minimum nødvendige opplysninger vil bli delt for å muliggjøre arrangementet. Hvis arrangementet er drevet i assosiasjon med en partnerorganisasjon, er de ansvarlige for å informere deg om sine planlagte markedsføringer og må skaffe ditt samtykke hvor nødvendig.

Informasjonskapsler

Hvis du bruker våre nettsider, informerer vi deg om at vi bruker informasjonskapsler og annet analyseverktøy for nettrafikk (f.eks. Pixel Tracking, Google Analytics osv.). Se våre retningslinjer for bruk av informasjonskapsler for mer informasjon om vår bruk av disse verktøyene eller send forespørsel om det til dpo@antalis.com.

5. Internasjonal overføring

ANTALIS er et internasjonalt konsern med virksomhet over hele verden. Som de fleste internasjonale selskap, har ANTALIS sentralisert visse deler av kundeadministrasjonen og informasjonshåndteringen i EU. I tillegg, hvor prosjektet går utover mer enn en jurisdiksjon, vil alle i ANTALIS som arbeider på prosjektet få innsyn i opplysningene. Derfor kan dine personopplysninger overføres til utlandet (hvilket inkluderer overføringer ut av EØS) og ANTALIS vil ha innsyn i disse opplysningene på et globalt nivå.

ANTALIS tar alle nødvendige sikkerhetsmessige og juridiske forholdsregler for å garantere sikkerheten og integriteten til personopplysninger som overføres i ANTALIS for å tillate globale overføringer i ANTALIS av personopplysninger med opprinnelse i EØS i samsvar med gjeldende europeiske personvernlover gjennom bruk av samme beskyttelsesstandarder for personopplysninger. Dine personopplysninger vil derfor motta samme grad av beskyttelse overalt i ANTALIS-konsernet.

Dine personopplysninger vil også være tilgjengelige for ANTALIS’ tjenesteleverandører som kan befinne seg i en annen jurisdiksjon. For ytterligere informasjon, se avsnitt 7 “Tjenesteytere” nedenfor.

6. Utlevering

ANTALIS kan utlevere dine personopplysninger (i) når dette er nødvendig for gjeldende formål, inkludert internt i ANTALIS; (ii) dersom gjeldende lover krever det; (iii) i forbindelse med omorganisering eller sammenslåing av selskapet vårt med et annet; (iv) hvis vi mener at slik utlevering er nødvendig for håndheving eller kontraktsfullbyrdelse og andre avtaler eller den generelle beskyttelse av ANTALIS’ rettigheter, eiendom og sikkerhet; (v) for å etterkomme rettslige prosesser, rettsordrer eller andre rettslige forpliktelser og rettslige eller statlige granskinger; eller (vi) med ditt samtykke.

Vi ønsker å rette spesiell oppmerksomhet mot det faktum at i visse jurisdiksjoner er ANTALIS juridisk forpliktet til å rapportere mistenkelige transaksjoner og annen aktivitet til relevante myndighet i henhold til lover vedrørende anti-hvitvasking, terrorismefinansiering eller innsidehandel. ANTALIS kan også rapportere mistenkt kriminell aktivitet til politi og andre lovmyndigheter. Vi kan være pålagt til ikke å informere deg om dette før utleveringen, eller overhodet.

Tredjepartsmottakere av personopplysninger vedrørende kunder, forretnings- eller selskapsforbindelser kan være:

Skatte- eller toll- og avgiftsmyndigheter
Kontrollorganer og andre profesjonelle instanser
Børs- og noteringsmyndigheter
Offentlige registre over selskapsdirektører og aksjeposter
Tilbydere av identitetsbekreftelsestjenester
Kredittopplysningsforetak
Domstoler, politi og lovmyndigheter
Regjeringsdepartementer og -myndigheter
Revisorer og profesjonelle rådgivere (inkludert ansvarsforsikringsagenter og rådgivere).

ANTALIS vil gjøre alt innenfor rimelighetens og nødvendighetens grenser for å utlevere minst mulig personopplysninger.

7. Tjenesteytere

Tredjeparter som tilbyr tjenester til ANTALIS refereres til som “Underleverandører”. ANTALIS vil sette i stand kontrakter med underleverandører som imøtekommer relevante personvernlover. Underleverandører er pålagt å iverksette riktige sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger og har ikke tillatelse til å bruke personopplysninger til annet enn hva ANTALIS har gitt dem instrukser om.

Underleverandører som behandler personopplysninger på vegne av ANTALIS kan befinner seg i Europa eller i andre land rundt om i verden. ANTALIS vil se til at underleverandører etterkommer gjeldende juridiske krav for overføring av personopplysninger utenfor jurisdiksjonen hvor de først ble innhentet. For opplysninger innhentet i EØS eller som angår registrerte i EØS, vil ANTALIS kreve av underleverandører at standard kontraktsklausul iverksettes for overføring av personopplysninger til tredjeland, som bestemt av gjeldende europeisk personvernlov.

Hvis du ønsker mer informasjon om underleverandørene vi samarbeider med, vennligst kontakt vår Global Data Protection Officer ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com

8. Oppdatering av opplysningene dine

ANTALIS gjør alt for å ivareta nøyaktigheten og fullstendigheten ved personopplysninger de måtte besitte. For å hjelpe oss med å holde dine opplysninger oppdaterte, er det viktig at du informerer oss om endringer i kontaktinformasjon eller annen personlig informasjon. Ta kontakt med personen du normalt har kontakt med i ANTALIS. Du kan også kontakte ANTALIS’ globale personvernombud ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.

9. Lagring

ANTALIS lagrer personopplysninger kun så lenge de er nødvendige til formålene beskrevet i avsnitt 4 ovenfor: “Opplysningene vi innhenter og hvordan vi bruker den”. Merk at lagringstid kan variere fra jurisdiksjon til jurisdiksjon. Personopplysninger lagres vanligvis i minst 2 år og kan lagres for en utvidet periode definert av gjeldende foreldelseslover.

Vi kan være nødt til å lagre opplysninger i signifikant lengre perioder for å etablere, utøve eller forsvare våre juridiske rettigheter, og i historisk og arkiveringsøyemed. Hvor det er mulig og praktisk, vil personopplysninger anonymiseres gjennom fjerning, bytting eller blokkering av detaljer som muliggjør legitimasjon av individer.

Hvis du ønsker mer informasjon om retningslinjer for lagring, vennligst kontakt vår Global Data Protection Officer ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.

10. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter med hensyn til dine personopplysninger:

Å få innsyn i personopplysninger som ANTALIS besitter om deg;
Å få korrigert personopplysninger, hvis de for eksempel er ufullstendige eller ukorrekte;
Når som helst å reservere deg mot markedsføringskommunikasjon;
Under visse omstendigheter, underlagt gjeldende lov: rett til begrensing eller påklaging av behandling av personopplysninger, eller rett til å be om å få slettet dine personopplysninger;
Under visse omstendigheter, underlagt gjeldende lov: rett til å motta kopi av personopplysningene du har oppgitt til ANTALIS i et ryddig, vanlig brukt og maskinlesbart format (den såkalte “dataportabilitet”);
Rett til å tilbakekalle samtykke der du har oppgitt personopplysninger frivillig, eller på annet vis samtykket til deres bruk;
Retten til å klage til datatilsynet (se mer nedenfor).

Hvis du ønsker å utøve dine rettigheter, vennligst kontakt ANTALIS' Global Data Protection Officer ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.

E-post og elektronisk kommunikasjon til direkte markedsføringsformål

Når du oppretter en konto eller registrerer deg for første gang hos oss, vil ANTALIS spør om du ønsker å motta markedsføring/reklame fra ANTALIS. For å motta informasjon fra ANTALIS, kryss av i boksen “Jeg samtykker til mottak av markedsføring/reklame eller tilbud fra eller på vegne av ANTALIS-konsernet gjennom elektronisk kommunikasjon i samsvar med denne personvernerklæringen”. Dersom du ikke ønsker å motta informasjon, lar du boksen forbli umerket.

AKTIV SAMTYKKE: Hvis du har samtykket til å motta informasjon fra ANTALIS, har ANTALIS tillatelse til å sende deg digital eller trykt markedsføring/reklame, som f.eks. produktinformasjon, reklame, informasjon om arrangementer, informasjon om prosjekter eller invitasjoner.

For å avregistrere

Gå til din konto på ANTALIS' nettside og fjern merket i boksen, ELLER
Klikk på lenken "avslutt abonnement" som du finner nederst i alle e-poster som sendes av eller på vegne av ANTALIS, ELLER
Send en e-post til ANTALIS' Global Data Protection Officer ved å sende en forespørsel til følgende e-post dpo@antalis.com.

Hva om du er under 16 år?

Dersom du er under 16 år eller under ditt lands myndighetsalder, se til at du har tillatelse fra dine foreldre / juridiske representant før du gir oss dine personopplysninger. Personer under 16 år og personer som ellers ikke er myndige, har ikke lov til å oppgi sine personopplysninger til oss uten slik godkjenning.

Rett til å sende inn klage

Hvis vårt svar ikke er tilfredsstillende eller du mener vi ikke behandler personopplysningene dine i samsvar med loven, kan du sende inn en klage til ditt lands overordnede datatilsyn.

Endringer på denne erklæringer

Denne personvernerklæringen ble oppdatert i mars 2025. Vi kan fra tid til annen utføre endringer eller modifisere som nødvendig for å etterkomme enhver gjeldende personvernlov. Du må gjerne gå gjennom den på nytt etter eget forgodtbefinnende. Enhver endring på en av denne personvernerklæringens bestemmelser gjelder fra publiseringsdato på våre nettsider.

Spørsmål

Hvis du har spørsmål vedrørende denne personvernerklæringen, kontakt ANTALIS’ Global Data Protection Officer ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.