Personvernerklæring

 

Personvernerklæring – kunder og tredjeparter

Virkningsdato: juli 2018

 

Innhold

1. Hvem er vi

2. For hvem gjelder denne personvernerklæringen?

3. Hva slags opplysninger er det snakk om?

4. Opplysningene vi innhenter og hvordan vi bruker den

5. Internasjonal overføring

6. Utlevering

7. Tjenesteytere

8. Oppdatering av opplysningene dine

9. Lagring

10. Dine rettigheter

 

 

1. HVEM ER VI

Antalis (”ANTALIS”) er et fransk aksjeselskap med aksjekapital på 213 000 000 euro, registrert i Handels- og selskapsregisteret i Nanterre med nummer 410 336 069, med kontoradresse 8 rue de Seien, 92100 Boulogne-Billancourt (Frankrike).

 

ANTALIS-konsernet er Europa og verdens ledende profesjonelle papirdistributør og leverandør av emballasje og visuell kommunikasjon (USA ikke medregnet). ANTALIS er eneste aktør på sitt felt med internasjonal tilstedeværelse i 43 land gjennom sine tilknyttede selskap. ANTALIS har et av de mest omfattende og varierte produkt- og løsningsutvalg på markedet og tilbyr sine kunder høy, ja grensesprengende service hva spesialtilpasning, ekspertise og logistikk angår, hovedsakelig gjennom sine 123 distribusjonssentre rundt omkring i verden.

 

Kontaktinformasjon for ANTALIS-selskapene rundt om i verden finner du på vår nettside www.antalis.com.

 

ANTALIS er forpliktet til å innhente, ivareta og bruke personopplysninger om sine kunder og forretningsforbindelser på ansvarsfullt vis. Personvernforordningers bestemmelser i EU og andre steder pålegger ANTALIS strenge betingelser.

 

Gjennom sitt regelverk har ANTALIS utarbeidet en erklæring for seg selv og alle selskapene i konsernet, hvori konsernet anerkjenner hvert individs grunnleggende og ukrenkelige rettigheter, herunder vern av hans/hennes privatliv og personopplysninger, forpliktelse til å implementere nødvendige prosedyrer slik at innsamling og behandling av personopplysninger utføres i samsvar med gjeldende lover og behørig respekt for individet, sikkerheten og informasjonen deres sin konfidensialitet. Du finner mer på vår nettside www.antalis.com.

 

ANTALIS-konsernet oppdaterer sine behandlingsrutiner i samsvar med EU-forordningen 2016/679 om personvern ved å opprette et internt personvernprogram for å fremme en konsistent standard i hele ANTALIS-konsernet når personopplysninger blir innhentet, brukt og ivaretatt.

 

Behandlingskontrollør(er) for dine personopplysninger er ANTALIS-selskapet eller -selskapene du er i kontakt med og/eller ANTALIS, som heretter vil bli referert til som ANTALIS.

 

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi henter, bruker og formidler opplysninger om kunder, leverandører, aksjonærer og andre forretnings- og selskapsforbindelser, og beskriver rettighetene dine med hensyn til egne personopplysninger. Les den nøye.


2. FOR HVEM GJELDER DENNE PERSONVERNERKLÆRINGEN?

 

Kunder

Denne erklæringen gjelder individuelle kunder vi er i kontakt med, herunder potensielle kunder. Den gjelder personopplysninger innhentet under innledning av kundeforhold og kontraktering, så vel som opplysninger som samles underveis i kundeforholdet.

Den gjelder også personopplysninger til kundens ansatte, hvis informasjon vi kan motta i forsyningen av produkter og tjenester. I slike tilfeller er vår kundes hovedkontakt ansvarlig for å se til at alle berørte individer gjøres oppmerksomme på at deres personopplysninger vil bli utlevert til oss sammen med formålet vårt med disse opplysningene, for eksempel ved å sende dem en kopi av denne erklæringen.

 

Aksjonærer

Beskrivelsen ovenfor gjelder også for våre aksjonærer.

 

Leverandører

Beskrivelsen ovenfor gjelder også for våre leverandører.

 

Forretningsforbindelser

I tillegg gjelder denne erklæringen personopplysninger om tidligere kunder eller aksjonærer, som gjennom abonnement på kommunikasjon er i kontakt med ANTALIS, f.eks. e-postvarsler og publikasjoner, eller som deltar på arrangementer i ANTALIS’ regi (enten alene eller sammen med partnerorganisasjoner).

 

Andre forbindelser

Denne erklæringer gjelder også personopplysninger om individer som ANTALIS har gjort forretninger eller inngått kontrakt med i sitt virke, som konsulenter, andre interessenter og motparter.

 

3. HVA SLAGS OPPLYSNINGER ER DET SNAKK OM?
 

I denne personvernerklæringen betyr “personopplysninger” all informasjon (enten elektronisk eller skriftlig) tilknyttet et individ som direkte eller indirekte er identifiserbart, særlig med henvisning til identifikatorer som navn, personnummer, stedsinformasjon, nettidentifikator eller en eller flere spesifikke kjennetegn til gjeldende individs fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sosiale identitet.

 

Den inkluderer også spesielle kategorier personopplysninger (“spesielle kategoriopplysninger”) hvorfra kan bestemmes eller utledes et individs rase eller etniske bakgrunn, politiske bakgrunn, religion eller trosoppfatninger av lignende natur, fagforeningsmedlemskap, fysiske og psykiske helsetilstand (inkludert biometrisk og genetisk informasjon), seksuell orientering eller vandelsinformasjon (inkludert informasjon vedrørende faktiske eller påståtte kriminelle handlinger og tilhørende straff).

 

ANTALIS samler kun inn spesielle kategoriopplysninger hvis de er nødvendige til formål beskrevet nedenfor. Ytterligere informasjon om når og hvorfor vi kan måtte gjøre dette, finnes i avsnitt 4 “Informasjon vi innhenter og hvordan vi bruker den” nedenfor.

 

4. OPPLSYNINGENE VI INNHENTER OG HVORDAN VI BRUKER DEN

ANTALIS kan bruke dine personopplysninger til en rekke formål, som beskrevet i følgende avsnitt.

 

ANTALIS er forpliktet til kun å innhente og bruke de personlige opplysningene nødvendige for produktene og tjenestene til våre kunder; for å etablere og/eller ivareta forretningsrelasjoner med forretningsforbindelser; og for å holde individer informert om produkter, tjenester og arrangementer det er rimelig å anta kan være av interesse for dem og/eller som de ellers har bekreftet at de foretrekker å motta fra ANTALIS. Du finner mer informasjon om formål, informasjonen vi innhenter, informasjonskilder og juridiske autoriteter ANTALIS støtter seg til ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.

 

I noen tilfeller kan det være deg pålagt å oppgi personlig informasjon til ANTALIS for å vi skal kunne tilby produkter og tjenester til deg (eller arbeidsgiveren din), engasjere oss med deg eller etterkomme ANTALIS’ juridiske forpliktelser.

 

Identitet, konflikt, anti-hvitvasking og annen kontroll

 

ANTALIS innhenter forskjellig informasjon om kunder og kontakter i forbindelse med vår nye bli-kjent-prosess. Denne kan forstås som behørig aktsomhet eller “Kjenn kunden din” eller “Kjenn leverandøren din”. Kontroller kan omfatte noen eller alle av følgende:

- Identitetsbekreftelse: bekreftelse av navn og adresse 

- Reelle rettighetshavere av selskap eller andre juridiske personer

- Konfliktkontroll: for å unngå interessekonflikt

- Kontroll på anti-hvitvasking, utbytte fra kriminalitet og terrorismefinansiering

- Kontroll på politisk eksponerte personer: de med fremtredende roller i regjering, rettsvesen, domstoler, sentralbank, ambassade, forsvar og statlig eide foretak, inkludert deres familiemedlemmer og nære forbindelser

- Statlig sanksjonslistekontroll

- Innsideliste

 

Disse kontrollene er til for juridiske, rettslige eller forretningsmessige grunner og kan gjentas i løpet av kontraktstiden. Det er viktig at du gir oss all nødvendig informasjon og dokumentasjon, ellers kan dette påvirke vår evne til å kunne tilby produkter og tjenester.

 

Vi kan bruke tredjepartskilder for å få disse opplysningene. Nærmere informasjon er tilgjengelig ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.

 

Tilbud av produkter og tjenester

 

ANTALIS kan innhente eller produsere ytterligere opplysninger om deg i løpet av kontraktstiden, hvor formålet er tilbud av produkter og tjenester.

 

Vi kan også bruke dine personopplysninger:

- Til håndtering av vår forhold og våre kontraktuelle forbindelser

- Til regnskaps- og skatteformål

- I markedsføring og forretningsutvikling

- For å etterkomme ANTALIS’ forskriftmessige forpliktelser

- For å etablere, utøve og forsvare juridiske rettigheter

- For å forhindre og oppdage kriminalitet

- Til historiske og statistiske formål.

 

Annen forretningssamhandling

 

I forbindelse med din forretning eller annen kommersiell relasjon med ANTALIS, kan vi innhente eller produsere opplysninger om deg. Vi kan bruke disse personlige opplysningene i styring av vårt forhold og håndtering av kontraktuelle forbindelser, i regnskaps- og skatteøyemed og til etterlevelse av forskriftsmessige forpliktelser.

 

Vi kan også dele dine personopplysninger med tredjeparter dersom vi selger eller kjøper et foretak eller aktiva, hvor det vil være nødvendig å utlevere personopplysninger til potensiell selger eller kjøper av gjeldende foretak eller aktiva, så vel som til deres rådgivere. Hvis selskapet eller en substansiell andel av dets aktiva erverves av en tredjepart eller et selskap i vårt konsern, vil personopplysninger i selgers varetekt inngå i de overførte aktiva.

 

Opplysninger innhentet på våre lokaliteter

 

Hvis du besøker våre lokaliteter, kan du bli filmet av overvåkingskameraer drevet av ANTALIS eller juridisk person ansvarlig for vår lokalitet. Bygningers adgangskontrollsystem kan også registrere sted, tid og dato for din ankomst og når du forlater våre kontorer.

 

Kommunikasjon

 

Hvor gjeldende lov tillater det, kan ANTALIS ta opp og/eller overvåke inn- og utgående telefonsamtaler og elektronisk kommunikasjon sendt eller mottatt av ANTALIS sitt nettverk for å beskytte vår forretning og kontrollere samsvar med våre retningslinjer og relevante juridiske krav. Opptak og/eller overvåking av denne typen utføres i lovlig forretningsøyemed og i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Dette kan inkludere følgende:

- Opptak (inkludert konvertering av talemelding til tekst)

- Etablere samsvar med ANTALIS’ retningslinjer og prosedyrer

- Samsvar med gjeldende lov og forskrifter

- For å motvirke og oppdage kriminalitet

- For overvåking av effektiv bruk og drift av ANTALIS’ nettverk og system.

 

For effektiv kommunikasjon, kan korrespondanse og dokumenter sendes som ukryptert e-post. Du vil bli gjort oppmerksom på at som kommunikasjonsmetode kan sikkerheten ikke garanteres, ei heller finnes tjenestestandarder for levering. Hvis du ønsker at vi ikke skal bruke ukryptert e-post, ta kontakt med din ANTALIS-kontakt.

 

Markedsføring og forretningsutvikling

 

ANTALIS innhenter opplysninger i markedsførings- og forretningsutviklingsøyemed og i forbindelse med generell håndtering av kundeforhold. Vi kan bruke noen personlige opplysninger til kundeunderholdning, blant annet informasjon om dine interesser og preferanser.

 

Vi kan bruke dine personopplysninger for å sende deg informasjon via e-post eller post, eller gjennom sosiale medier eller nettverk, om våre produkter og tjenester, nyvinninger i industrien, brosjyrer, pressemeldinger, invitasjoner til seminarer og foredrag. Du kan velge områder og emner du er interessert i når du registrerer deg på nettsiden vår. Du kan når som helst oppdatere dine valg eller reservere deg helt. For mer informasjon vedrørende bruk av dine rettigheter, se avsnitt 10 “Dine rettigheter” nedenfor.

 

Arrangementer

 

Hvis du deltar på et arrangement i regi av eller i assosiasjon med ANTALIS, vil vi samle inn kontaktinformasjon i forbindelse med arrangementpåmelding. Disse opplysningene kan inkludere kostholdsbehov og opplysninger vedrørende helse og eventuelle funksjonshemminger som kan påvirke din tilstedeværelse eller deltakelse på arrangementet. Hvis et arrangement er drevet i assosiasjon med en partnerorganisasjon eller avholdt på et eksternt sted, kan vi ha behov for å dele dine personopplysninger med partneren, arrangøren eller stedet. Kun et minimum nødvendige opplysninger vil bli delt for å muliggjøre arrangementet. Hvis arrangementet er drevet i assosiasjon med en partnerorganisasjon, er de ansvarlige for å informere deg om sine planlagte markedsføringer og må skaffe ditt samtykke hvor nødvendig.

 

Informasjonskapsler

 

Hvis du bruker våre nettsider, informerer vi deg om at vi bruker informasjonskapsler og annet analyseverktøy for nettrafikk (f.eks. Pixel Tracking, Google Analytics osv.). Se våre retningslinjer for bruk av informasjonskapsler for mer informasjon om vår bruk av disse verktøyene eller send forespørsel om det til dpo@antalis.com.

 

 

5. INTERNASJONAL OVERFØRING

ANTALIS er et internasjonalt konsern med virksomhet over hele verden. Som de fleste internasjonale selskap, har ANTALIS sentralisert visse deler av kundeadministrasjonen og informasjonshåndteringen i EU. I tillegg, hvor prosjektet går utover mer enn en jurisdiksjon, vil alle i ANTALIS som arbeider på prosjektet få innsyn i opplysningene. Derfor kan dine personopplysninger overføres til utlandet (hvilket inkluderer overføringer ut av EØS) og ANTALIS vil ha innsyn i disse opplysningene på et globalt nivå.

 

ANTALIS tar alle nødvendige sikkerhetsmessige og juridiske forholdsregler for å garantere sikkerheten og integriteten til personopplysninger som overføres i ANTALIS for å tillate globale overføringer i ANTALIS av personopplysninger med opprinnelse i EØS i samsvar med gjeldende europeiske personvernlover gjennom bruk av samme beskyttelsesstandarder for personopplysninger. Dine personopplysninger vil derfor motta samme grad av beskyttelse overalt i ANTALIS-konsernet.

 

Dine personopplysninger vil også være tilgjengelige for ANTALIS’ tjenesteleverandører som kan befinne seg i en annen jurisdiksjon. For ytterligere informasjon, se avsnitt 7 “Tjenesteytere” nedenfor.


6. UTLEVERING

ANTALIS kan utlevere dine personopplysninger (i) når dette er nødvendig for gjeldende formål, inkludert internt i ANTALIS; (ii) dersom gjeldende lover krever det; (iii) i forbindelse med omorganisering eller sammenslåing av selskapet vårt med et annet; (iv) hvis vi mener at slik utlevering er nødvendig for håndheving eller kontraktsfullbyrdelse og andre avtaler eller den generelle beskyttelse av ANTALIS’ rettigheter, eiendom og sikkerhet; (v) for å etterkomme rettslige prosesser, rettsordrer eller andre rettslige forpliktelser og rettslige eller statlige granskinger; eller (vi) med ditt samtykke.

 

Vi ønsker å rette spesiell oppmerksomhet mot det faktum at i visse jurisdiksjoner er ANTALIS juridisk forpliktet til å rapportere mistenkelige transaksjoner og annen aktivitet til relevante myndighet i henhold til lover vedrørende anti-hvitvasking, terrorismefinansiering eller innsidehandel. ANTALIS kan også rapportere mistenkt kriminell aktivitet til politi og andre lovmyndigheter. Vi kan være pålagt til ikke å informere deg om dette før utleveringen, eller overhodet.

 

Tredjepartsmottakere av personopplysninger vedrørende kunder, forretnings- eller selskapsforbindelser kan være:

- Skatte- eller toll- og avgiftsmyndigheter

- Kontrollorganer og andre profesjonelle instanser

- Børs- og noteringsmyndigheter

- Offentlige registre over selskapsdirektører og aksjeposter

- Tilbydere av identitetsbekreftelsestjenester

- Kredittopplysningsforetak

- Domstoler, politi og lovmyndigheter

- Regjeringsdepartementer og -myndigheter

- Revisorer og profesjonelle rådgivere (inkludert ansvarsforsikringsagenter og rådgivere).

 

ANTALIS vil gjøre alt innenfor rimelighetens og nødvendighetens grenser for å utlevere minst mulig personopplysninger.

 

7. TJENESTEYTERE

Tredjeparter som tilbyr tjenester til ANTALIS refereres til som “Underleverandører”. ANTALIS vil sette i stand kontrakter med underleverandører som imøtekommer relevante personvernlover. Underleverandører er pålagt å iverksette riktige sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger og har ikke tillatelse til å bruke personopplysninger til annet enn hva ANTALIS har gitt dem instrukser om.

 

Underleverandører som behandler personopplysninger på vegne av ANTALIS kan befinner seg i Europa eller i andre land rundt om i verden. ANTALIS vil se til at underleverandører etterkommer gjeldende juridiske krav for overføring av personopplysninger utenfor jurisdiksjonen hvor de først ble innhentet. For opplysninger innhentet i EØS eller som angår registrerte i EØS, vil ANTALIS kreve av underleverandører at standard kontraktsklausul iverksettes for overføring av personopplysninger til tredjeland, som bestemt av gjeldende europeisk personvernlov.

 

Hvis du ønsker mer informasjon om underleverandørene vi samarbeider med, kontakt vår globale personvernombud ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.

 

8. OPPDATERING AV OPPLYSNINGENE DINE

ANTALIS gjør alt for å ivareta nøyaktigheten og fullstendigheten ved personopplysninger de måtte besitte. For å hjelpe oss med å holde dine opplysninger oppdaterte, er det viktig at du informerer oss om endringer i kontaktinformasjon eller annen personlig informasjon. Ta kontakt med personen du normalt har kontakt med i ANTALIS. Du kan også kontakte ANTALIS’ globale personvernombud ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.

 

9. LAGRING

ANTALIS lagrer personopplysninger kun så lenge de er nødvendige til formålene beskrevet i avsnitt 4 ovenfor: “Opplysningene vi innhenter og hvordan vi bruker den”. Merk at lagringstid kan variere fra jurisdiksjon til jurisdiksjon. Personopplysninger lagres vanligvis i minst 2 år og kan lagres for en utvidet periode definert av gjeldende foreldelseslover.

 

Vi kan være nødt til å lagre opplysninger i signifikant lengre perioder for å etablere, utøve eller forsvare våre juridiske rettigheter, og i historisk og arkiveringsøyemed. Hvor det er mulig og praktisk, vil personopplysninger anonymiseres gjennom fjerning, bytting eller blokkering av detaljer som muliggjør legitimasjon av individer.

 

Hvis du ønsker mer informasjon om retningslinjer for lagring, kontakt vårt globale personvernombud ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.

 

10. DINE RETTIGHETER

Du har følgende rettigheter med hensyn til dine personopplysninger:

- Å få innsyn i personopplysninger som ANTALIS besitter om deg;

- Å få korrigert personopplysninger, hvis de for eksempel er ufullstendige eller ukorrekte;

- Når som helst å reservere deg mot markedsføringskommunikasjon;

- Under visse omstendigheter, underlagt gjeldende lov: rett til begrensing eller påklaging av behandling av personopplysninger, eller rett til å be om å få slettet dine personopplysninger;

- Under visse omstendigheter, underlagt gjeldende lov: rett til å motta kopi av personopplysningene du har oppgitt til ANTALIS i et ryddig, vanlig brukt og maskinlesbart format (den såkalte “dataportabilitet”);

- Rett til å tilbakekalle samtykke der du har oppgitt personopplysninger frivillig, eller på annet vis samtykket til deres bruk;

- Retten til å klage til datatilsynet (se mer nedenfor).

 

Hvis du ønsker å utøve dine rettigheter, kontakt ANTALIS’ globale personvernombud ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.

 

E-post og elektronisk kommunikasjon til direkte markedsføringsformål

 

Når du oppretter en konto eller registrerer deg for første gang hos oss, vil ANTALIS spør om du ønsker å motta markedsføring/reklame fra ANTALIS. For å motta informasjon fra ANTALIS, kryss av i boksen “Jeg samtykker til mottak av markedsføring/reklame eller tilbud fra eller på vegne av ANTALIS-konsernet gjennom elektronisk kommunikasjon i samsvar med denne personvernerklæringen”. Dersom du ikke ønsker å motta informasjon, lar du boksen forbli umerket.

 

AKTIV SAMTYKKE: Hvis du har samtykket til å motta informasjon fra ANTALIS, har ANTALIS tillatelse til å sende deg digital eller trykt markedsføring/reklame, som f.eks. produktinformasjon, reklame, informasjon om arrangementer, informasjon om prosjekter eller invitasjoner.

 

For å avregistrere, kan du enten gå til brukerkontoen din på ANTALIS-nettsiden og klikke av i boksen, eller klikke på avregistreringslenken som er vedlagt all e-post sendt fra eller på vegne av ANTALIS, eller send e-post til ANTALIS’ globale personvernombud på følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.

 

Hva om du er under 16 år?

 

Dersom du er under 16 pr eller under ditt lands myndighetsalder, se til at du har tillatelse fra dine foreldre / juridiske representant før du gir oss dine personopplysninger. Personer under 16 år og personer som ellers ikke er myndige, har ikke lov til å oppgi sine personopplysninger til oss uten slik godkjenning.

 

Rett til å sende inn klage

 

Hvis vårt svar ikke er tilfredsstillende eller du mener vi ikke behandler personopplysningene dine i samsvar med loven, kan du sende inn en klage til ditt lands overordnede datatilsyn.

 

Endringer på denne erklæringer

 

Denne personvernerklæringen ble oppdatert i mai 2018. Vi kan fra tid til annen utføre endringer eller modifisere som nødvendig for å etterkomme enhver gjeldende personvernlov. Du må gjerne gå gjennom den på nytt etter eget forgodtbefinnende. Enhver endring på en av denne personvernerklæringens bestemmelser gjelder fra publiseringsdato på våre nettsider.

 

Spørsmål

Hvis du har spørsmål vedrørende denne personvernerklæringen, kontakt ANTALIS’ globale personvernombud ved å sende en forespørsel til følgende e-postadresse: dpo@antalis.com.